Halbzeit 2026. Ich habe mir neulich abends mal die Projekte der letzten anderthalb Jahre angeschaut – nicht für eine Statistik, sondern weil mich eine Frage nicht losließ: Woran hakt es eigentlich wirklich, wenn ein KI-Projekt zäh wird? Die ehrliche Antwort hat mich selbst überrascht. Es war fast nie die Technik.
Die Modelle sind inzwischen gut. Richtig gut sogar. Ob ein Chatbot eine Kundenanfrage versteht oder ein Voicebot einen Termin sauber aufnimmt – das ist 2026 keine Kunst mehr, das ist Handwerk. Die Stellen, an denen es knirscht, sind ganz andere. Drei davon begegnen mir so regelmäßig, dass ich sie hier einfach mal aufschreibe. Vielleicht erkennen Sie Ihr Unternehmen wieder. Das wäre keine Schande – wir haben anfangs jeden dieser Fehler selbst gemacht.
Fehler 1: Es gibt niemanden, der die Antworten kennt
Ein Chatbot ist nur so schlau wie das Wissen, das man ihm gibt. Klingt banal, wird aber ständig unterschätzt. Bei einem Projekt im Frühjahr saßen wir mit dem Geschäftsführer zusammen und wollten die zwanzig häufigsten Kundenfragen durchgehen. Seine Antwort auf Frage drei: „Das weiß eigentlich nur die Frau Berger, und die ist bis August im Urlaub."
Das ist kein Einzelfall, das ist der Normalfall. In den meisten Betrieben steckt das wertvollste Wissen in den Köpfen von zwei, drei Leuten – nicht in Dokumenten. Die KI-Einführung wird dann plötzlich zum Anlass, dieses Wissen endlich mal aufzuschreiben. Das ist anstrengend, ja. Aber es ist nebenbei das Beste, was einem Unternehmen passieren kann. Mehrere Kunden haben mir hinterher gesagt: Allein die Wissenssammlung hätte sich schon gelohnt, auch ganz ohne Chatbot.
Fehler 2: Man will alles auf einmal
„Und dann soll er auch noch Rechnungen erstellen, und die Lagerbestände abfragen, und am besten gleich das Angebot rausschicken." Kenne ich. Verstehe ich. Rate ich trotzdem fast immer ab – zumindest für den Anfang.
Die Projekte, die richtig gut laufen, starten klein. Ein Anwendungsfall, sauber umgesetzt, vier Wochen im Echtbetrieb beobachtet. Dann der nächste. Ein Handwerksbetrieb aus der Region hat mit nichts weiter angefangen als der telefonischen Terminannahme. Nur das. Nach zwei Monaten kam der Anruf: „Können wir jetzt den nächsten Schritt machen?" So herum funktioniert es. Andersherum – großes Lastenheft, sechs Monate Projektlaufzeit, dann der große Wurf – habe ich noch kein einziges Mal gut enden sehen.
Fehler 3: Das Team erfährt es zuletzt
Der heikelste Punkt, deshalb zum Schluss. Wenn die Belegschaft von der „neuen KI" aus dem Flurfunk erfährt, ist das Projekt beschädigt, bevor die erste Zeile konfiguriert ist. Dann heißt es schnell: Aha, wir werden wegrationalisiert. Und ab dem Moment arbeitet ein Teil des Teams – verständlicherweise – dagegen statt dafür.
Dabei ist die Realität in kleinen und mittleren Betrieben fast immer die umgekehrte: Es gibt zu viel Arbeit für zu wenige Leute. Die KI übernimmt das, wofür sowieso niemand Zeit hat – die dritte Nachfrage zur Öffnungszeit, das Telefon um 19 Uhr, die immer gleiche Mail. Wer das früh und ehrlich kommuniziert, bekommt statt Widerstand oft die besten Ideen aus dem Team. Die Frau am Empfang weiß nämlich viel genauer als jeder Berater, welche Anrufe nerven und welche wichtig sind.
Was ich daraus mitnehme
KI-Projekte sind zu 20 Prozent Technik und zu 80 Prozent das, was man früher schlicht „gute Organisation" nannte: Wissen sammeln, klein anfangen, Leute mitnehmen. Das ist unspektakulär. Aber es ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das nach drei Monaten still abgeschaltet wird, und einem, das irgendwann keiner mehr hergeben will.
Falls Sie gerade über ein eigenes Projekt nachdenken und wissen wollen, wo Sie stehen: Unser KI-Check dauert drei Minuten und ist ein ehrlicher erster Anhaltspunkt. Oder Sie rufen einfach an – auch dafür ist im Sommer Zeit.
Lieber direkt sprechen?
Ein kurzes Erstgespräch kostet nichts – und Sie wissen danach, ob und wo KI bei Ihnen Sinn ergibt.